Caiet de sarcini pentru site sau aplicație: model gratuit și ce să nu uiți

Ce e un caiet de sarcini pentru site? E documentul în care spui ce trebuie să poată face site-ul sau aplicația, cine îl folosește, ce nu intră în proiect și după ce criterii îl consideri terminat. Pentru o firmă mică ajung una-două pagini. Îl scrii ca să primești oferte pentru același lucru și să le poți compara. Modelul e mai jos, gata de copiat.

Dacă ai căutat pe Google, ai dat probabil peste documente de achiziții publice. Sunt scrise pentru altă situație.

Cu ce diferă de un caiet de sarcini din achiziții publice?

În achizițiile publice, caietul de sarcini e parte din documentația de atribuire și conține obligatoriu specificații tehnice, care descriu obiectiv produsul sau serviciul (HG 395/2016, art. 20 alin. (1) lit. b) și alin. (10)). Instituția trebuie să urmeze o procedură de atribuire (art. 21).

Tu nu ai obligația asta. O firmă privată poate discuta liber cu furnizorii, poate pune întrebări și poate schimba cerințele între două oferte. După noi, un model de 40 de pagini copiat de la o primărie îți consumă timpul degeaba și îi sperie pe furnizorii mici. Îți trebuie doar răspunsurile care schimbă prețul.

Ce trebuie să conțină un caiet de sarcini pentru site?

Copiază modelul, completează-l și șterge ce nu se aplică. Unde nu știi răspunsul, scrie „nu știu încă”. E mai util decât o presupunere.

1. Scop și metrică

• Ce problemă rezolvă proiectul:
• Cum măsurăm că a mers (de exemplu: X cereri de ofertă pe lună, Y comenzi finalizate):

2. Utilizatori și roluri

• Cine folosește site-ul sau aplicația:
• Ce roluri există (vizitator, client logat, administrator):

3. Funcționalități

• Obligatorii:
• De dorit, dacă bugetul permite:
• În afara proiectului:

4. Conținut

• Câte pagini, în ce limbi:
• Cine scrie textele și cine dă pozele:
• Ce conținut se mută de pe site-ul vechi:

5. Integrări

• Cu ce sisteme se leagă (CRM, facturare, plăți, curierat):
• Există API sau documentație:

6. Administrare după lansare

• Cine modifică textele și cât de des:
• Ce trebuie să poată face singur, fără programator:

7. Cerințe legale

• Date personale colectate și în ce scop:
• Vindem online către consumatori (da/nu):
• Suntem microîntreprindere (da/nu):

8. Găzduire și mentenanță

• Cine plătește și cine administrează domeniul și hostingul:
• Ce actualizări și ce backup sunt incluse după lansare, și cât timp:

9. Proprietate

• Cine deține codul, designul și textele după plată:
• Pe numele cui sunt conturile (domeniu, hosting, analytics, store-uri):

10. Termene

• Data dorită pentru lansare și motivul ei:
• Cine aprobă din partea noastră și în cât timp răspunde:

11. Criterii de acceptare

• Ce verificăm la predare ca să considerăm proiectul terminat:

12. Buget orientativ

• Intervalul pe care îl avem în vedere:

La buget, un interval e mai util decât nimic. Reperele de piață le găsești în cât costă un site de prezentare și în cât costă o aplicație mobilă. La „obligatorii”, dacă proiectul e o aplicație nouă, articolul despre MVP te ajută să tai.

Cum scrii o cerință bună?

Descrie ce trebuie să poată face utilizatorul, nu tehnologia. Dacă ceri „PHP și MySQL” fără un motiv real, elimini din start furnizori care ar fi rezolvat problema la fel de bine. Dacă ai un motiv, de exemplu un sistem existent pe care echipa ta îl întreține, scrie-l. Alegerea platformei o poți lăsa în discuție: am comparat variantele în site WordPress sau site custom.

O cerință bună poate fi verificată de cineva care n-a participat la discuții:

Pentru ultimul rând, cum se leagă facturarea de sistemul tău am explicat în articolul despre integrarea e-Factura.

De ce contează ce nu intră în proiect?

Pentru că de acolo pornesc de obicei neînțelegerile. Tu ai presupus că textele sunt incluse, furnizorul a presupus că i le dai tu. Niciunul n-a greșit, doar că nimeni n-a scris asta.

Scrie explicit, de exemplu: „Nu intră: traducerea în engleză, aplicația mobilă, migrarea comenzilor vechi, fotografiile.” Pe lângă că evită certurile, lista asta face ofertele comparabile. O ofertă mai ieftină cu 30% poate fi una care a lăsat afară lucruri pe care cealaltă le-a inclus.

La fel cu criteriile de acceptare. Fără ele, „gata” înseamnă lucruri diferite pentru fiecare parte. Ajung câteva propoziții: „Comanda de test trece de la coș la factură pe telefon și pe desktop. Administratorul schimbă un preț fără ajutor. Adresele vechi fac redirect.”

Ce cerințe legale pui în caietul de sarcini?

Nu e nevoie de un text juridic, dar furnizorul trebuie să știe ce se aplică, pentru că asta schimbă munca și prețul.

Accesibilitate. Din 28 iunie 2025, Legea 232/2022, care transpune Directiva (UE) 2019/882, se aplică și serviciilor de comerț electronic oferite consumatorilor (art. 2 alin. (3) lit. e)), adică site-urilor și aplicațiilor prin care un consumator încheie un contract la distanță. Există o scutire: microîntreprinderile care oferă servicii nu au obligația să respecte aceste cerințe (art. 4 alin. (5)). Microîntreprindere înseamnă o firmă cu sub 10 angajați și o cifră de afaceri sau un bilanț de cel mult 2 milioane de euro pe an. Dacă legea ți se aplică, ca reper tehnic poți cere WCAG 2.2, nivelul AA: de exemplu, contrast de cel puțin 4,5:1 pentru text.

Date personale. Dacă furnizorul prelucrează date personale în numele tău, de exemplu când administrează baza de clienți, GDPR cere un contract care stabilește obiectul și durata prelucrării, natura și scopul ei, tipul de date și categoriile de persoane vizate. La final, datele se șterg sau se returnează, la alegerea ta (Regulamentul (UE) 2016/679, art. 28 alin. (3)). Același regulament cere și protecția datelor începând cu momentul conceperii (art. 25) și securitatea prelucrării (art. 32).

Drepturile asupra codului. Aici presupunerile costă cel mai mult. Legea 8/1996 spune că, fără o clauză contrară, drepturile patrimoniale asupra programelor create de angajați aparțin angajatorului (art. 75). Ești client, nu angajator, deci regula asta nu te ajută. Iar la un contract de utilizare se prezumă un drept neexclusiv, și cesiunea dreptului de utilizare nu transferă dreptul de autor (art. 76). Așa că scrie în contract cine deține codul după plată. Dacă miza e mare, întreabă un avocat.

Ce faci cu ofertele după ce le primești?

Trimite același document tuturor și cere răspuns punct cu punct. Pune ofertele într-un tabel, cu rândurile din model. Unde o ofertă nu răspunde, întreabă. Poți porni de la lista de întrebări din cât costă un site de prezentare.

Un furnizor serios îți va contesta probabil câteva puncte. E un semn bun: înseamnă că a citit documentul.

Ce face Navitech cu un caiet de sarcini?

Scriem caietul de sarcini împreună cu tine, iar lucrul la el e inclus în ofertă.

Pachetul Website pornește de la 1.000 € + TVA, fără hosting, domeniu sau mentenanță, iar aplicațiile web și mobile de la 5.000 € + TVA, cu MVP livrat în 2 luni. Site-urile noi le construim custom, cu panou de administrare propriu. Proiectele livrate le găsești pe pagina de proiecte.

Întrebări frecvente

Cât de lung trebuie să fie un caiet de sarcini pentru site?

Pentru un site de prezentare sau un magazin mic, una-două pagini sunt suficiente. O aplicație are mai multe funcționalități de descris, dar lungimea nu e un scop: fiecare rând trebuie să ajute furnizorul să estimeze sau să verifice ceva.

E același lucru cu un brief?

În practică, pentru o firmă mică, da. Se spune „brief” mai ales la marketing și design, iar „caiet de sarcini” când sunt cerințe și criterii de acceptare. Contează ce scrie în document, nu cum îl numești.

Trebuie să specific tehnologia?

Doar dacă ai un motiv: un sistem existent, o echipă care știe deja o anumită tehnologie sau o integrare care o cere. Altfel, descrie rezultatul și lasă furnizorii să propună.

Trebuie să spun bugetul?

Recomandăm un interval. Fără el, primești oferte pentru proiecte foarte diferite: unul propune o temă, altul o construcție de la zero.

Pot folosi același model și pentru o aplicație mobilă?

Da. Adaugă platformele (iOS, Android, web), cine deține conturile din store-uri și ce intră în prima versiune.

Ai scris caietul de sarcini?

Trimite-ni-l sau spune-ne ce ai până acum: ce vrei să construiești, pentru cine și până când. Îți răspundem cu o ofertă clară, punct cu punct.

Cere o ofertă →

Surse

1. HG 395/2016, norme de aplicare a legii achizițiilor publice, art. 20 și 21: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/179161
2. Legea 232/2022 privind cerințele de accesibilitate: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/257778
3. Directiva (UE) 2019/882 privind cerințele de accesibilitate: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2019/882/oj
4. W3C, Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 (12 decembrie 2024): https://www.w3.org/TR/WCAG22/
5. Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 25, 28 și 32: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
6. Legea 8/1996 privind dreptul de autor, art. 75 și 76: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/201472
7. Navitech, pachete și prețuri: https://navitech.systems/ro